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案例分析:空调批发公司的采购管理案例

公司背景与业务状况

    某公司是一家北京空调的批发公司,它的客户既有象西单、蓝鸟、双安这样的大商场,也有北京街头很多地方可看到的空调专卖店,大致能有几十家,大商场的销售占主要部分。公司主要出售三家公司的空调产品:美的、日立、三菱,其中美的的产品占公司销售的绝大部分,经营空调的品种大约为三四十种。公司的销售额已经达到了一个亿,假设一个空调的平均单价为2000元,一年销售空调的数量将大致为5万台,这5万台空调绝大部分集中在一年的三个月或更短时间中销售,公司的财务部人员5位,主要业务就是核算与供应商及客户的往来账和库存商品的明细账。它的主要供应商“美的”必须采用预付款的方式进行往来结算,而其他两家可以采用赊购的方式。

 存在的问题

     由于5万台空调集中在比较短的时间里采购与销售,公司的人手又少,同时在空调热卖的日子里,同一型号的空调不同的进货批次价格不一样,它的供应商都是空调的货先到,采购发票延迟很长时间后才能到达。所以,由于这些的原因导致企业与供应商的往来账,始终不能非常清楚,与供应商对账时,有时无据可查。在空调热卖的日子,公司的经理常会说,空调的预付款怎么又没有了,因为这之前已经花了。另外,企业的管理人员尽管知道哪种空调好卖,但没有准确的数字,所以有时不能准确地把握未来空调进货的数量,进多了可能会占压库存(为了节省成本,此公司的仓库较小),进少了又失去了销售的机会。

应用效果分析

    此公司应用了进销存软件之后,解决了两大问题。第一,采购管理完善了,与供应商的往来账变得清晰明了,有据可查了。他们是这样解决问题的,因为发票迟后到达,所以公司首先输入原始到货单和付款单,公司的计算机系统自动记供应商往来账,及时为企业的经理提供信息,待到采购发票到达了,再进行核对。这看起来似乎是很简单的问题,但因为企业的采购批次繁多及采购的品种繁多,就发生了本质的变化,就变得非常复杂。供应商往来账的清晰仅是一个结果,为了实现这个结果,在计算机系统的帮助下,企业规范了采购管理的业务处理流程与原始数据。第二,增强了采购的准确性,减少了盲目性,同时为企业采购资金的筹备提供了依据。这个企业大部分的空调销售是来自大商场,顾客在商场付款购买空调后,公司是在两、三天后才给客户安装的,而此时公司在商场的信息员,将把信息发回公司,公司的计算机系统对此信息进行汇总,据此公司可以较准确地预测未来采购的数量。

 小组讨论方案

    某公司是一个空调的批发公司,它的主要销售渠道是大商场,顾客在商场付款购买空调的同时,此公司在商场的信息员就将此信息发回公司,公司依据此信息做各种工作安排。公司的主要供应商有三个,假设是日立、三菱和美的,供应商“美的”的结算方式是先交款后发货,其他两个供应商可以先付款,也可以后付款,采购发票随货同时到达。公司销售的品种达五十种左右,在空调热卖的季节中,公司的采购业务极其繁忙。

小组讨论

1、如果公司为了把库存减到最少,公司应该采取何种方式利用销售信息?同时又如何与供应商协作?对供应商提什么样的要求?

2、用所学的计算机硬件知识说明一下,为了达到上述的目的,企业该如何在硬件上构建系统?

3、如果供应商与企业都用计算机进行记账如何对账最方便?

16677292 吕老师
631965239 谢老师
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